El pantallazo: el gran enemigo de la productividad

 

Escuchar audio: No lo soporto: Los pantallazos

Hay costumbres en la oficina que deberían estudiarse en las facultades de Economía. No por brillantes, sino por su extraordinaria capacidad para destruir productividad sin que nadie parezca darse cuenta.

Una de mis favoritas es esta: en lugar de enviar un Excel, alguien hace un pantallazo del Excel.

Maravilloso.

Es como si, en vez de prestarte las llaves del coche, te enviaran una foto del coche y esperaran que llegaras igualmente a tu destino.

A partir de ese momento comienza el ritual. Tú amplías la imagen, intentas distinguir si ese número es un 3 o un 8, copias referencia por referencia, vuelves a crear la tabla desde cero y rezas para no equivocarte en ningún dato. Todo ello para terminar exactamente donde podrías haber empezado si hubieras recibido el archivo original.

Lo más curioso llega cuando pides el Excel.

—"No es para tanto, copia los datos."

Y ahí entiendes por qué tantas empresas hablan de productividad mientras la desperdician en tareas que no aportan absolutamente ningún valor.

No, copiar datos no es un trabajo de valor añadido. Es tiempo muerto. Tiempo que podría dedicarse a analizar, mejorar procesos, atender clientes o resolver problemas reales.

La rentabilidad de una empresa no depende solo de vender más. También depende de eliminar cientos de pequeñas ineficiencias que, sumadas, consumen horas de trabajo cada semana.

Enviar el Excel correcto lleva diez segundos.

Reconstruirlo desde un pantallazo puede llevar veinte minutos.

Multiplica esos veinte minutos por todas las personas que reciben el pantallazo y descubrirás que el coste no lo paga quien hizo la captura. Lo paga toda la empresa.

Así que, cuando alguien me dice que "no cuesta tanto copiar los datos", suelo pensar exactamente lo contrario: precisamente porque cuesta poco enviar el archivo original, resulta difícil entender por qué se obliga a los demás a perder tiempo.

Eso sí, si la norma es trabajar desde un pantallazo, no hay problema. Se hace.

Con calma.

Porque el tiempo que se invierte en volver a escribir lo que ya existía también forma parte del trabajo. Y cuando después preguntan por qué algo tarda más de lo esperado, la respuesta es muy sencilla:

"Estaba reconstruyendo un Excel... a partir de una foto del Excel."